Voor niets gaat alleen de zon op, luidt een oud gezegde. Maar wie op zoek gaat naar gratis software en internetdiensten kan veel van zijn gading vinden. En vaak van een goede kwaliteit. Het enige dat u verder nodig heeft is een PC of een laptopcomputer waarop Windows 95 of hoger is geïnstalleerd en een modem. Bij de aanschaf van een nieuwe computer kunt u meestal een lagere prijs bedingen als u, behoudens het besturingssysteem, afziet van de aanschaf van al dan niet reeds geïnstalleerde software.
Om gebruik te kunnen maken van een toenemend aantal gratis webdiensten dient u uiteraard te beschikken over toegang tot het internet en een browser, het programma dat u nodig heeft om webpagina’s te kunnen bekijken. In Nederland bieden verschillende bedrijven gratis –uiteraard betaalt u wel voor de telefoontikken– internettoegang aan. U kunt CD-roms met de benodigde installatiesoftware gratis meenemen bij bijvoorbeeld filialen van grootwinkelbedrijven, postkantoren en tankstations. Naast de bedrijfsspecifieke zaken, zoals inbelnummers en dergelijke, staan er ook altijd één of meer browsers op dergelijke CDs. Als u geen principiële bezwaren heeft tegen de dominantie van Microsoft is Internet Explorer (IE), de absolute marktleider, de meest voor de hand liggende keuze. Naast een internetbrowser bevat IE ook het e-mailprogramma Outlook Express. Het grote voordeel van het gebruik van een e-mailprogramma is dat u uw elektronische post, zowel de inkomende als de uitgaande, kunt lezen respectievelijk opstellen zonder dat u met het internet bent verbonden behalve natuurlijk tijdens het ophalen en verzenden van uw e-mail. Als u werkt met een laptopcomputer met een beperkte hoeveelheid harde schijfruimte is de compacte browser van Opera een goed alternatief. U vindt deze browser, waarvan sinds kort een gratis versie beschikbaar is, vaak op de cd’s die bij verschillende computerbladen worden meegeleverd en uiteraard kunt u uw exemplaar van het internet plukken.
Met StarOffice honderden guldens besparen
Iedereen die zijn computer zakelijk gebruikt heeft behoefte aan een aantal Office-programma’s zoals een tekstverwerker, een spreadsheetprogramma –voor het maken van overzichtelijke berekeningen en tabellen– alsmede een geïntegreerde planning-, communicatie- en e-mailmodule. Vaak zijn deze programma’s ondergebracht in een zogeheten suite waardoor het mogelijk is om data uit de verschillende programma’s te kunnen uitwisselen, bijvoorbeeld het opnemen van een tabel die u met het spreadsheetprogramma heeft gefabriceerd in een tekst die u in uw tekstverwerker maakt. Bekende Officesuites zijn Microsoft Office en de WordPerfect Suite van Corel. Deze programma’s zijn bepaald niet goedkoop. Zo betaalt u voor de eenvoudigste versie van Microsoft Office, bestaande uit Word, Excel, Powerpoint en Outlook bijna 700 gulden en als u de Premium-versie aanschaft, met het databaseprogramma Access en FrontPage, een programma waarmee u webpagina’s kunt maken, bent u bijna het dubbele kwijt. Bovendien moet u voor iedere computer waarop het programma is geïnstalleerd, met uitzondering van uw eigen portable, een aparte licentie betalen. Daarom is de gratis officesuite StarOffice van serverfabrikant Sun een bijzonder goed alternatief. Temeer daar deze suite, bestaande uit onder andere een tekstverwerker, spreadsheet en databasemodules alsmede Powerpoint- en Outlookachtige varianten, volledig compatibel is met Microsoft Office, de defacto standaard, en andere bekende programma’s zoals dBase.
Forse download of cd-rom
StarOffice bestaat zowel voor Windows 95/98/NT/2000 als voor Linux en voor Suns eigen Solaris-besturingssysteem. Er zijn drie manieren om StarOffice in uw bezit te krijgen. Het pakket kan worden gedownload van de website van Sun. Bedenk echter wel dat het een forse download van 80 tot 110 MB betreft. U kunt bij SUN voor tien dollar StarOffice op cd-rom bestellen. Daarnaast vindt u het programma met enige regelmaat op cd-roms die bij populaire computerbladen worden meegeleverd. U mag StarOffice op net zoveel machines installeren als u wilt.
Boekhouden, factureren en meer
Voor veel administratieve handelingen kunt u gebruik maken van de mogelijkheden die uw officepakket u biedt. Maar een specifiek boekhoudprogramma heeft natuurlijk zijn voordelen. Als u er niet tegenop ziet om met een Engelstalig programma te werken kunt u een bezoekje brengen aan de website Finpak. U kunt daar vandaan kosteloos een volledig boekhoudpakket downloaden en dat gratis onbeperkt gebruiken. Wie het programma enigszins in de vingers heeft kan desgewenst zelf een aantal wijzigingen, ook tekstuele, aanbrengen om het beter bij zijn bedrijfsvoering te laten aansluiten. Vanaf de Finpak website kunt u een button aanklikken waardoor u op de internetpagina’s van Paylinc terecht komt. Daar vindt u een gratis programma voor uw salaris- en personeelsadministratie.
Eén van de aardigste aspecten van zaken doen is het versturen van facturen, want uiteindelijk wilt u uw inspanningen beloond zien. Nog leuker is dat het Nederlandse softwarehuis Orea u gratis een volledige factureringsmodule aanbiedt. En als u toch op de website van dat bedrijf bent kunt en passant een gratis euroconverter meepikken.
Agenda’s trekken en plannen maken
Uiteraard wordt de PC veel gebruikt voor het bijhouden van agenda’s, telefoonlijsten, memo’s en wat dies meer zij. U kunt hiervoor zowel de speciale module in uw officepakket gebruiken als een keuze maken uit een schier oneindig aanbod van free- of shareware PIM’s (Personal Information Managers) die op internet en cd-roms te vinden is. Steeds meer mensen gaan er tegenwoordig echter toe over om een virtueel kantoor op internet te openen. PIM’s zijn daarin meestal opgenomen.
Uw kantoor op het web
Twee grote Nederlandstalige aanbieders van gratis kantoorruimte op internet zijn Viadesk en MobileOffice. “Viadesk biedt alle online kantoorfaciliteiten die u nodig hebt. U kunt er documenten, afbeeldingen en internetlinks delen, gezamenlijke agenda’s bijhouden, takenlijsten opstellen, adressenlijsten aanleggen, e-mails versturen, vergaderruimtes en informatiebalies inrichten en online met collega’s overleggen”, aldus omschrijft dit bedrijf zijn dienstverlening. Mobile Office biedt ongeveer dezelfde faciliteiten en heeft op agendagebied een SMS-dienst in de aanbieding: u kunt desgewenst via uw mobieltje herinnerd worden aan bepaalde afspraken.
Opslagruimte voor documenten
In uw virtuele kantoor is opslagruimte voor uw documenten opgenomen. Als daaraan niet genoeg heeft kunt u op verschillende plaatsen op het internet uw bestanden opslaan. U kunt dat het beste vergelijken met een soort harde schijf, maar dan op internet. Vooral als u vaak internettoegang zoekt op verschillende locaties is dat handig. Xdrive biedt zo’n dienst: gratis 100 MB, ook overal toegankelijk ook voor Palm Pilots. VeriSign en Symantec zijn partners in deze dienst. Een koppeling met Xdrive wordt standaard opgenomen in de nieuwe versie van Microsoft Office die binnenkort op de markt komt.
XOIP: uw telecommunicatiecentrum op internet
XOIP is een van origine Nederlands bedrijf dat het in eerste instantie mogelijk maakte om faxen via het internet te ontvangen. Tegenwoordig is de dienstverlening van XOIP sterk uitgebreid. Naast het ontvangen en versturen van faxen, kunt u via XOIP SMS-berichten verzenden, voicemail-berichten ontvangen, uw e-mail online afhandelen en uw e-mail via de telefoon laten voorlezen. Bovendien kunt u via een SMS-bericht worden gewaarschuwd als er een fax of voicemail-bericht voor u is gearriveerd.
Om gebruik te kunnen maken van de gratis dienstverlening van XOIP surft u eerst naar, www.xoip.nl, de website van het bedrijf. Vervolgens schrijft u zich in en u krijgt een XOIP-nummer, dat in feite een gewoon telefoonnummer is, toegewezen. U kunt kiezen uit een nummer in Nederland, België of het Verenigd Koninkrijk. U kunt dit nummer gebruiken om faxen en voicemail-berichten op te ontvangen. Degene die naar u faxt of belt betaalt daarvoor het gewone, in Nederland het interlokale ‘landtarief’.
Een document dat wordt gefaxt naar uw XOIP-nummer wordt automatisch omgezet in een grafisch bestand met een TIF-extensie. Dit bestand wordt als bijlage (‘attachment’) met een standaard e-mailtje naar uw emailadres gestuurd. U heeft een zogenaamde viewer nodig om deze faxen te bekijken. U kunt het beste een standaard viewer gebruiken (bijvoorbeeld Image Viewer onder Windows). Als u nog geen viewer heeft, dan kunt u die vanaf de XOIP-site gratis downloaden.
Iemand kan ook een gesproken boodschap op uw XOIP-nummer achterlaten. De software detecteert dat er hier sprake is van een voicemailtje, neemt de boodschap op en zet deze om naar een WAV-bestand. Ook een dergelijk bestand wordt naar uw e-mailadres gestuurd als bijlage. U kunt de gesproken boodschap beluisteren met bijvoorbeeld de Windows Media Player.
Als u onderweg bent of om een andere reden geen computer bij de hand heeft, kunt u via XOIP uw e-mail laten voorlezen. Als XOIP-gebruiker moet u deze dienstverlening eenmalig apart activeren. Hoewel het even wennen is aan de robotstem, komen de boodschappen luid en duidelijk door. “Beantwoord e-mail met je stem, dus geen gedoe met kleine toetsjes”, aldus prijst XOIP de mogelijkheid aan om via de telefoon uw e-mail te beantwoorden. De procedure is hier vrijwel hetzelfde als bij het ontvangen van voicemail: uw spreekt een boodschap in en die wordt als attachment bij een e-mailtje naar de geadresseerde gestuurd.
U kunt uw XOIP-account ook gebruiken om er faxen en SMS-berichten mee te verzenden. Uiteraard bent u hierbij beperkt tot het versturen van tekstberichten en XOIP voegt uiteraard een sponsorberichtje aan uw fax toe. U dient hiervoor ingelogd te zijn op uw Inbox. Kies vervolgens voor één van de opties. Om uw administratie up to date te houden kunt u de tekst van de door u verzonden faxen of SMS-berichten naar uw eigen e-mailadres laten sturen, zodat u alles netjes kunt opbergen en gemakkelijk weer terug kunt vinden.
SMS-berichten aan meerdere ontvangers sturen
Eén van de snelste SMS-diensten via het internet waarvoor u zich eenmalig moet aanmelden is MTNSMS. Via deze community met miljoenen leden over de gehele wereld kunt u een ongelimiteerd aantal SMS-berichten naar een zeer groot aantal netwerken sturen. En, zo claimt MTNSMS, uw berichtje wordt binnen tien seconden verzonden. Als lid van MTNSMS beschikt u over een in- en een uitbox die u via het internet kunt bereiken. U kunt een lijstje aanleggen van mensen die u een identiek bericht wilt ‘texten’. Dat betekent dus dat u slechts één keer de tekst van een SMSje hoeft in te voeren en iedereen op uw lijst krijgt uw mededeling. Reacties op uw tekstberichtjes worden bewaard in uw inbox.
Telefoneren via het internet
Met de term ‘Voice over IP’ wordt de mogelijkheid om over het wereldwijde web te telefoneren aangeduid. Via de firma Rits Telecom kunt u dat zelfs gratis doen. Als u zich via de website van het bedrijf heeft aangemeld dient u eenmalig een stukje software te downloaden en vervolgens te installeren. Daarna kunt u gratis bellen naar landlijnen in Nederland en zelfs naar een aantal landen over de grens. De kwaliteit van de dienst is heel redelijk, hoewel we niet aannemen dat u uw klantcontacten hiermee onderhoudt. Maar voor interne bedrijfscommunicatie en privé-gesprekken scoort Rits een dikke voldoende.
Voorkomen is beter dan genezen
Als u verstandig eet, regelmatig beweging neemt en u af en toe medisch laat onderzoeken heeft u een goede kans om een hoge leeftijd te bereiken. Maar u weet ook dat u altijd de kans loopt om onverwacht een koutje op te lopen of besmet te raken met een virus. Meestal is dan een kuur met antibiotica voldoende om u van het ongerief af te helpen. Voor uw PC geldt eigenlijk hetzelfde. En een deel van de daarvoor benodigde software heeft u al in huis. In Windows vindt u onder ‘Extra/Bureau-accessoires/Systeemwerkset’ allerhande zaken die u van pas komen bij het onderhoud van uw computer en het opsporen en repareren van kleine foutjes. In Windows 98 kunt u veel van die onderhoudstaken automatiseren. Ook kunt u bij problemen Dr. Watson op onderzoek uitsturen. Als u zich via het internet buiten de deur begeeft kunt u een ‘virus’ oplopen. Daarom is het aan te bevelen om uw machine hiertegen te beveiligen. Van de website van TrendMicro kunt u een paar gratis programmaatje halen die u daarbij behulpzaam kunnen zijn. Bovendien kan Housecall van deze firma een online analyse van uw PC uitvoeren om te kijken of er zich besmette bestanden op uw harde schijf bevinden.
StarOffice: www.sun.com/staroffice
Finpak: www.finpak.com
Paylinc: www.paylinc.com
Orea: www.orea.nl
Viadesk: www.viadesk.nl
Mobile Office: www.zdnet.nl/mobileoffice.cfm
Xdrive: www.xdrive.com
Xoip Unified Messaging: www.xoip.nl
MTNSMS: www.mtnsms.com
Rits Telecom: www.ritstele.com
Trend Micro: www.antivirus.com
Dit artikel verscheen in mei 2001 in Bizz.